Accordo sul trattamento dei dati
Quando installiamo il dipendente AI e il CRM Vilmor, trattiamo i dati dei tuoi clienti per tuo conto. Questo accordo dice come, ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), e fa parte dei Termini del servizio.
Versione del 15 ottobre 2026.
1. Chi decide e chi tratta
La tua azienda è il titolare del trattamento: decide perché e come usare i dati dei suoi clienti. Vilmor (Vittorio Halfon, ditta individuale, P.IVA 14871950961, Via Bartolomeo D'Alviano 24, 20146 Milano) è il responsabile: li tratta solo per fornirti il servizio e secondo le tue istruzioni. I dati restano tuoi.
Le tue istruzioni sono i Termini del servizio, l'offerta che hai accettato, i criteri scritti all'installazione e quello che ci chiedi per iscritto dopo. Se un'istruzione ci sembra contraria alla legge, te lo diciamo prima di eseguirla.
2. Quali dati e di chi
- Di chi: i tuoi clienti e potenziali clienti che ti scrivono o che contatti con il servizio, e le persone del tuo team che usano il CRM Vilmor.
- Quali: nome e contatti, messaggi e conversazioni, richieste e risposte alle domande del dipendente AI, appuntamenti, note, stato di preventivi e pagamenti, recensioni, e i dati tecnici dei messaggi (data, ora, canale).
- Quali no: il servizio non è fatto per dati sulla salute o altri dati particolari, e il dipendente AI non li chiede (punto 8 dei Termini del servizio).
- Per cosa: rispondere ai tuoi clienti, seguirli fino all'appuntamento e all'incasso, ricordare le scadenze, chiedere le recensioni e tenere tutto in un posto solo, nei limiti delle mansioni dell'offerta.
- Per quanto: per la durata dei Termini del servizio, poi fino alla cancellazione descritta al punto 8.
3. Chi vede le conversazioni
Tu e le persone del tuo team a cui dai un accesso. Da parte nostra Vittorio Halfon, e chi lavora con lui solo se vincolato alla riservatezza: entriamo nel tuo spazio per installare, per l'assistenza, per sistemare un guasto o quando ce lo chiedi, non per altro. I fornitori del punto 4 trattano i dati per far funzionare il servizio.
4. I fornitori che trattano i dati
Ci autorizzi a usare questi sub-responsabili. Ognuno è vincolato agli stessi obblighi di protezione dei dati che abbiamo noi verso di te.
| Fornitore | Cosa fa | Dove | Garanzie per il trasferimento |
|---|---|---|---|
| HighLevel Inc. e LeadConnector LLC | La piattaforma del CRM Vilmor e del dipendente AI: conserva contatti, conversazioni, appuntamenti e note, e invia i messaggi. | Stati Uniti (Google Cloud e Amazon Web Services) | Certificazione attiva al Data Privacy Framework UE-USA; clausole contrattuali standard della Commissione europea nel suo accordo sul trattamento. |
| I fornitori di HighLevel | Servizi che la piattaforma usa per funzionare, fra cui OpenAI per l'intelligenza artificiale, Twilio per SMS e telefonia, Mailgun per le email e l'assistenza tecnica di HighLevel anche dall'India. | Soprattutto Stati Uniti; India per l'assistenza | Gli obblighi dell'accordo sul trattamento di HighLevel, comprese le clausole contrattuali standard. |
L'elenco completo e aggiornato dei fornitori di HighLevel è pubblicato da HighLevel sulla sua pagina dei sub-responsabili. HighLevel dichiara di non usare i dati personali per addestrare modelli di intelligenza artificiale generali e pubblici.
Se aggiungiamo o cambiamo un fornitore te lo scriviamo appena lo sappiamo, prima che tratti i tuoi dati quando dipende da noi. Puoi opporti entro 30 giorni; se non troviamo una soluzione, puoi disdire senza costi.
5. I canali che colleghi tu
WhatsApp lo colleghi con il tuo numero e il tuo account Meta. Per quei messaggi Meta (WhatsApp Ireland o WhatsApp LLC) tratta i dati per conto della tua azienda, secondo i termini WhatsApp Business che accetti collegando il numero: Meta conserva i messaggi della sua piattaforma per al massimo 30 giorni, cifrati. Vale lo stesso per gli altri canali che colleghi con i tuoi account, come Facebook, Instagram o la tua email: i rapporti con quei fornitori sono tuoi.
6. Sicurezza
- I dati viaggiano cifrati (TLS 1.2 o superiore) e sono conservati cifrati (AES-256), come dichiara HighLevel.
- HighLevel dichiara la certificazione ISO/IEC 27001:2022 e una verifica SOC 2 Type II ogni anno. Vilmor non ha certificazioni proprie.
- Ogni persona entra nel CRM Vilmor con il proprio account e vede solo quello che il suo ruolo prevede.
- Accediamo al tuo spazio con autenticazione a due fattori, e chiudiamo gli accessi che non servono più.
7. Come ti aiutiamo
- Richieste dei tuoi clienti: se un tuo cliente chiede di vedere, correggere o cancellare i suoi dati, ti aiutiamo a farlo dal CRM Vilmor. Se la richiesta arriva a noi, te la giriamo.
- Violazioni dei dati: se ci accorgiamo di una violazione che tocca i tuoi dati, te lo diciamo senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando lo sappiamo, con quello che ti serve per decidere se e come avvisare il Garante e i tuoi clienti.
- Valutazioni e verifiche: ti diamo le informazioni che servono per le tue valutazioni sul trattamento e per dimostrare che rispettiamo questo accordo. Puoi chiedere una verifica con 30 giorni di preavviso, a tue spese, al massimo una volta l'anno salvo dopo una violazione. Per HighLevel valgono i rapporti e i certificati che HighLevel mette a disposizione.
8. A fine servizio
Se ce lo chiedi entro 30 giorni dalla fine dei Termini del servizio, ti consegniamo i contatti in un file CSV e le conversazioni in un file che puoi riusare. Poi eliminiamo il tuo spazio nel CRM Vilmor: per HighLevel l'eliminazione è definitiva dopo 24 ore, e le sue copie di sicurezza giornaliere sono conservate 7 giorni. Teniamo solo quello che la legge ci obbliga a tenere, come le fatture.
9. Contatti e modifiche
Per questo accordo scrivi a privacy@vilmor.it. Se cambiano i fornitori o le loro regole aggiorniamo questa pagina, e per i cambiamenti che ti riguardano valgono il punto 4 e il punto 14 dei Termini del servizio.