Risposte automatiche su WhatsApp Business: come impostarle, e cosa non sanno fare
WhatsApp Business ha due risposte automatiche e una scorciatoia: il messaggio di benvenuto, che parte la prima volta che un cliente ti scrive; il messaggio di assenza, che parte quando non ci sei; e le risposte rapide, testi salvati che richiami scrivendo «/». Si impostano in pochi minuti dalla scheda Strumenti dell'app. Mandano sempre lo stesso messaggio: non fanno domande e non fissano appuntamenti.
Di Vittorio Halfon, fondatore di Vilmor · Aggiornato il
Quali risposte automatiche ha WhatsApp Business?
| funzione | quando parte | come |
|---|---|---|
| Messaggio di benvenuto | Al primo messaggio di un cliente, e quando ti riscrive dopo 14 giorni di silenzio | Automatico |
| Messaggio di assenza | Quando non ci sei: sempre, in un periodo che scegli tu o fuori dagli orari di apertura | Automatico |
| Risposte rapide | Quando le richiami tu scrivendo «/» nella chat | A mano, con un tocco |
I passi qui sotto sono quelli del Centro assistenza di WhatsApp per Android; su iPhone le voci sono le stesse, con qualche nome leggermente diverso. Tutte e tre le funzioni sono nell'app gratuita.
Come impostare il messaggio di benvenuto su WhatsApp Business
- Apri la scheda Strumenti e tocca Messaggio di benvenuto.
- Attiva Invia messaggio di benvenuto.
- Tocca il messaggio, scrivi il tuo testo e conferma.
- In Destinatari scegli a chi mandarlo: tutti, solo a chi non è in rubrica, tutti tranne alcuni contatti, oppure solo ad alcuni.
- Tocca Salva.
Parte quando un cliente ti scrive per la prima volta, e di nuovo quando ti riscrive dopo 14 giorni di silenzio nella vostra chat. Per partire, il telefono deve essere connesso a Internet.
Come impostare il messaggio di assenza su WhatsApp Business
- Dalla scheda Strumenti tocca Messaggio d'assenza e attiva l'invio.
- Tocca il messaggio e scrivi il testo.
- In Programma scegli quando: Invia sempre, una Programmazione personalizzata per un periodo preciso, oppure Al di fuori degli orari di apertura.
- In Destinatari scegli a chi: tutti, solo a chi non è in rubrica, tutti tranne alcuni, oppure solo ad alcuni.
- Tocca Salva.
L'opzione «fuori dagli orari di apertura» compare solo se hai inserito gli orari nel profilo aziendale: vale la pena farlo comunque, perché il profilo completo risponde da solo a una parte delle domande. E un limite da sapere: WhatsApp scrive che il dispositivo deve avere Internet attivo per mandare il messaggio di assenza. Con il telefono spento o senza campo, proprio quando non ci sei, il messaggio non parte.
Come creare le risposte rapide su WhatsApp Business
- Dalla scheda Strumenti tocca Risposte rapide, poi il +.
- Scrivi il messaggio. Puoi aggiungere anche foto e video.
- Scegli il collegamento rapido, per esempio «/indirizzo»: inizia con la barra, senza spazi, al massimo 25 caratteri.
- Tocca Salva. In una chat, scrivi «/» e scegli la risposta.
Se ne possono salvare fino a 50. Non partono da sole: sono testi pronti che mandi tu con un tocco. Su WhatsApp Web e Desktop funzionano senza foto e video.
Esempi di risposte automatiche per WhatsApp Business
Un buon messaggio automatico fa tre cose: dice chi sei, dice quando risponderai, e chiede subito l'informazione che ti serve per non fare un giro in più. Sei esempi da adattare:
- Serramenti, benvenuto. «Ciao, sono Luca di Infissi Verdi, grazie del messaggio. Per prepararci al rilievo scrivici quante finestre vuoi cambiare, che materiale preferisci, in che comune sei e entro quando vorresti averle. Ti rispondiamo appena siamo fuori dal cantiere.»
- Serramenti, assenza fuori orario. «Ciao, lo showroom di Infissi Verdi ora è chiuso e riapre domani mattina. Intanto scrivici quante finestre vuoi cambiare e in che comune sei, o mandaci una foto delle finestre attuali: domani partiamo da lì.»
- Cucine, benvenuto. «Ciao, grazie per aver scritto a Cucine Neri. Se hai una planimetria o le misure della stanza mandacele, e dicci quando preferisci venire in negozio: così troviamo il momento giusto per vedere il progetto.»
- Cucine, assenza fuori orario. «Ciao, il negozio di Cucine Neri ora è chiuso. Lasciaci il giorno e la fascia oraria in cui preferisci venire a trovarci: domani mattina controlliamo l'agenda e ti confermiamo l'appuntamento.»
- Location o catering, assenza nel weekend. «Ciao, grazie per aver scritto a Villa Bianchi. Questo fine settimana siamo impegnati con un evento e ti rispondiamo lunedì. Intanto scrivici la data che hai in mente, quanti ospiti sarete e se ti serve anche il catering.»
- Location o catering, benvenuto. «Ciao, grazie per aver scritto a Villa Bianchi. Per iniziare dicci la data, quanti ospiti pensi di invitare e che tipo di evento stai organizzando: matrimonio, compleanno, cena aziendale.»
Come il dipendente AI va oltre il messaggio fisso, mestiere per mestiere, lo trovi nelle pagine serramenti e infissi, cucine e arredamento e matrimoni ed eventi.
Cosa non sanno fare le risposte automatiche
- Mandano a tutti lo stesso testo. Puoi scegliere a chi mandarlo, non adattarlo alla richiesta.
- Non fanno domande e non leggono la risposta. Dopo il messaggio automatico, la conversazione aspetta te.
- Non fissano appuntamenti e non ricontattano chi ha smesso di rispondere.
- Dipendono dal telefono. Benvenuto e assenza partono solo se il telefono è connesso; l'account vive su un telefono più fino a quattro dispositivi collegati.
- Non tengono traccia delle richieste. Quello che il cliente scrive resta nella chat: non finisce in una scheda cliente né in un elenco di cose da fare.
Per chi riceve pochi messaggi al giorno vanno benissimo. Quando i messaggi arrivano mentre lavori e le richieste da seguire diventano tante, il problema non è più rispondere: è non perdere nessuno per strada.
E l'intelligenza artificiale di WhatsApp?
Meta sta introducendo un agente IA dentro l'app WhatsApp Business (Meta Business Agent) che risponde ai clienti in modo conversazionale e, collegato a Google Calendar, può fissare appuntamenti. Secondo il Centro assistenza di WhatsApp oggi è «disponibile solo in un numero limitato di Paesi per aziende selezionate»: se nella scheda Strumenti non vedi la voce dell'agente IA, per la tua azienda non c'è ancora. Due cose da sapere prima di attivarlo: spegne il messaggio di benvenuto e quello di assenza, e scollega i dispositivi collegati. E WhatsApp stessa avverte che i messaggi generati dall'IA possono non essere accurati.
Quando serve qualcosa di più
Oltre all'app esiste la piattaforma WhatsApp Business, quella che usano i software collegati a WhatsApp. Funziona con regole diverse: quando un cliente ti scrive si apre una finestra di 24 ore in cui puoi rispondere liberamente; dopo, si possono mandare solo messaggi modello approvati da Meta, a pagamento. Dal 1° ottobre 2026 Meta fa pagare anche le risposte dentro le 24 ore, oltre le prime 1.000 al mese per ogni numero. In cambio, le conversazioni possono essere seguite da un programma: lo stesso numero risponde, fa domande e prenota anche quando il telefono è in tasca.
È quello che fa il dipendente AI di Vilmor, con il tuo numero WhatsApp collegato al CRM Vilmor: risponde subito a ogni messaggio, fa le domande che faresti tu, fissa l'appuntamento in agenda, lo ricorda, ricontatta chi si è fermato, e passa la conversazione a te quando serve. Si presenta sempre come intelligenza artificiale, e ogni conversazione la vedi tu.
Domande frequenti
01Come si impostano le risposte automatiche su WhatsApp Business?
Dalla scheda Strumenti dell'app WhatsApp Business. Il messaggio di benvenuto e il messaggio di assenza si attivano con un interruttore, si scrive il testo, si scelgono i destinatari e si salva; per il messaggio di assenza si sceglie anche quando inviarlo. Le risposte rapide si creano da Strumenti, Risposte rapide.
02Il messaggio di assenza parte se il telefono è spento?
No. WhatsApp scrive che il dispositivo deve avere una connessione Internet attiva per inviare i messaggi di assenza: con il telefono spento o senza rete il messaggio non parte.
03Ogni quanto parte il messaggio di benvenuto?
La prima volta che un cliente ti scrive, e di nuovo quando ti riscrive dopo 14 giorni senza messaggi nella vostra chat. Se ti ha scritto nei 14 giorni precedenti non lo riceve.
04Quante risposte rapide si possono salvare?
Fino a 50. Ognuna si richiama con un collegamento che inizia con «/», senza spazi e lungo al massimo 25 caratteri.
05Le risposte automatiche possono fissare un appuntamento?
No. Messaggio di benvenuto e messaggio di assenza mandano sempre lo stesso testo: non fanno domande, non leggono la risposta e non hanno un'agenda. Per prenotare serve uno strumento che conversi con il cliente.
Fonti
- WhatsApp, Centro assistenza: Come usare i messaggi di benvenuto, Come usare i messaggi di assenza, Come usare le risposte rapide, Dispositivi collegati. Consultati il 15 ottobre 2026.
- WhatsApp, Centro assistenza, Meta Business Agent: disponibilità e effetti sull'app, consultati il 15 ottobre 2026; collegamento a Google Calendar, consultato il 23 ottobre 2026.
- Meta per sviluppatori: finestra di 24 ore e prezzi della piattaforma. Consultati il 15 ottobre 2026.